1. sprawdzenie w kalendarzu wydarzeń WDIB UW, czy jest wolny termin + jego wstępna rezerwacja: https://docs.google.com/document/d/1EZaK4wVkNyGUYGOXcWbNd70n73gR5c5ziSFrnjMyoLc/edit?usp=sharing 

2. uzyskanie zgody Dziekana na organizację konferencji - ZGŁOSZENIE KONFERENCJI NAUKOWEJ

3. opracowanie preliminarza kosztów - PRELIMINARZ KOSZTÓW 

   1. merytorycznego wsparcia udzieli p. Magdalena Lesiak z Sekcji Obsługi Badań Naukowych (mlesiak@uw.edu.pl, badania.wdib@uw.edu.pl)

   2. wypełniony formularz składa się do Sekcji Finansowo-Budżetowej (ul. Nowy Świat 69, p. 321 / III p.)

4. jeśli wydarzenie odbywa się na UW - należy zarezerwować sale: 

   1. na WDIB: p. Joanna Krześnicka j.krzesnicka@uw.edu.pl 

   2. na UW - Biuro Ewidencji Nieruchomości: p. Natalia Furman  ben@adm.uw.edu.pl, strona internetowa: https://ben.uw.edu.pl/

5. przekazanie informacji i ew. materiałów promocyjnych (grafik, preferowanych opisów lub treści postów na stronę internetową oraz media społecznościowe Wydziału) o wydarzeniu do:

   1. Pełnomocnika Dziekana ds. Promocji - m.zuchniewicz@uw.edu.pl; promocja.wdib@uw.edu.pl

   2. Sekcji Obsługi Badań Naukowych - badania.wdib@uw.edu.pl 

6. ewentualne: zgłoszenie zapotrzebowania na uniwersyteckie materiały promocyjne

   1. zamawianie materiałów poprzez formularz dostępny na stronie Biura Promocji UW: https://promocja.uw.edu.pl/zamow/zasady-zamawiania-i-odbioru-materialow/

   2. odbiór materiałów - w Biurze Promocji UW (Pałac Kazimierzowski, pok. 8)

7. ewentualne: zamówienie usługi dostarczania i podawania posiłków (cateringu) - aktualne informacje dot. podwykonawców dostępne na stronie Działu Zamówień Publicznych:  https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

   1. w razie problemów - wsparcia udzieli Pełnomocnik Dziekana ds. Promocji (m.zuchniewicz@uw.edu.pl; promocja.wdib@uw.edu.p)

1. sprawdzenie w kalendarzu wydarzeń WDIB UW, czy jest wolny termin + jego wstępna rezerwacja: https://docs.google.com/document/d/1EZaK4wVkNyGUYGOXcWbNd70n73gR5c5ziSFrnjMyoLc/edit?usp=sharing 

2. uzyskanie zgody Dziekana na organizację wydarzenia - w tym celu należy wypełnić dokument - ZGŁOSZENIE WYDARZENIA WDIB UW i uzyskać podpis Dziekana 

3. opracowanie kosztorysu wydarzenia, zawierającego przewidywane koszty, przewidywane wpływy oraz źródło finansowania - dokument KOSZTORYS WYDARZENIA

   1. merytorycznego wsparcia udzieli p. Magdalena Lesiak z Sekcji Obsługi Badań Naukowych (mlesiak@uw.edu.pl, badania.wdib@uw.edu.pl)

   2. wypełniony formularz składa się do Sekcji Finansowo-Budżetowej (ul. Nowy Świat 69, p. 321 / III p.)

4. jeśli wydarzenie odbywa się na UW - należy zarezerwować sale: 

   1. na WDIB UW: p. Joanna Krześnicka, j.krzesnicka@uw.edu.pl 

   2. na UW - Biuro Ewidencji Nieruchomości: p. Natalia Furman  ben@adm.uw.edu.pl, strona internetowa: https://ben.uw.edu.pl/

5. przekazanie informacji i ew. materiałów promocyjnych (grafik, preferowanych opisów lub treści na stronę internetową oraz media społecznościowe Wydziału) o wydarzeniu do:

   1. Pełnomocnika Dziekana ds. Promocji - m.zuchniewicz@uw.edu.pl, promocja.wdib@uw.edu.pl

   2. Sekcji Obsługi Badań Naukowych - badania.wdib@uw.edu.pl 

6. ewentualne: zgłoszenie zapotrzebowania na uniwersyteckie materiały promocyjne

   1. zamawianie materiałów poprzez formularz dostępny na stronie Biura Promocji UW: https://promocja.uw.edu.pl/zamow/zasady-zamawiania-i-odbioru-materialow/

   2. odbiór materiałów - w Biurze Promocji UW (Pałac Kazimierzowski, pok. 8)

7. ewentualne: zgłoszenie zapotrzebowania na wydziałowe materiały promocyjne - Pełnomocnik Dziekana ds. Promocji (m.zuchniewicz@uw.edu.pl; promocja.wdib@uw.edu.pl)

8. ewentualne: zamówienie usługi dostarczania i podawania posiłków (cateringu) - aktualne informacje dot. podwykonawców dostępne na stronie Działu Zamówień Publicznych:  https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

   1. w razie problemów - wsparcia udziela Pełnomocnik Dziekana ds. Promocji (m.zuchniewicz@uw.edu.pl; promocja.wdib@uw.edu.pl)

9. ewentualne: jeżeli w wydarzeniu o charakterze nienaukowym uczestniczy ponad 50 osób, należy zapewnić opiekę medyczną oraz strażników uniwersyteckich, a także zasięgnąć opinii w zakresie BHP

   1. szczegóły w Zarządzeniu Rektora - https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/6307/M.2022.220.Zarz.110.pdf 

Uniwersytet Warszawski umożliwia organizację konferencji, wystaw i innych wydarzeń w przestrzeniach uniwersytetu. Wszystkie informacje na ten temat znajdują się na stosownej stronie UW.