To zależy od sposobu rozliczenia noclegu.

Tak – jeżeli rezerwacja noclegu (np. przez Booking, stronę internetową hotelu lub inny portal rezerwacyjny) skutkuje wystawieniem faktury na Uniwersytet Warszawski, rezerwacja podlega zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów. Zawarcie rezerwacji jest w takim przypadku traktowane jako zawarcie umowy w rozumieniu przepisów dotyczących CRU.

Nie – jeżeli faktura jest wystawiona imiennie na pracownika, a koszt noclegu jest następnie rozliczany w ramach podróży służbowej (delegacji), zgłoszenie do CRU nie jest wymagane.

Nie. Obowiązek zgłoszenia do Centralnego Rejestru Umów nie dotyczy pojedynczych zamówień realizowanych w ramach obowiązujących umów sukcesywnych (np. na zakup biletów lotniczych i kolejowych, usługi cateringowe, materiały biurowe, papier ksero, przejazdy autokarowe itp.)

Nie. Zgłoszeniu podlegają wszystkie odpłatne mowy i zobowiązania finansowe Wydziału, niezależnie od formy ich zawarcia. Dotyczy to również ustaleń dokonanych drogą mailową, jeżeli skutkują one powstaniem po stronie Wydziału obowiązku zapłaty za towar lub usługę.

Tak. Jeżeli w wyniku korespondencji e-mailowej doszło do zamówienia towaru lub usługi, które wiąże się z obowiązkiem zapłaty przez Wydział, takie zobowiązanie należy zgłosić do CRU.

Nie – jeśli zakup odbywa się z umów sukcesywnych

Tak – jeśli zakup odbywa się poza umową o dostawach sukcesywnych

Tak. Jeżeli rezerwacja wiąże się z kosztem ponoszonym przez Wydział, należy ją zgłosić.

Nie – w przypadku gdy zamówienie jest z umów sukcesywnych.

Tak – w przypadku gdy zamawiamy usługę restauracyjną lub gastronomiczną nie objętą umową ogólnouniwersytecką.

Tak. Jeżeli Wydział zamawia usługę i zobowiązuje się do jej opłacenia, zgłoszenie jest wymagane.

Nie – jeśli zakup odbywa się z umów sukcesywnych

Tak – jeśli zakup odbywa się poza umową o dostawach sukcesywnych

Tak. Jeżeli zaakceptowanie oferty powoduje powstanie zobowiązania do zapłaty, należy ją zgłosić nawet wtedy, gdy nie sporządzono odrębnej umowy.

Tak. Zgłoszeniu podlegają również aneksy, zmiany wartości umowy, zmiany terminu realizacji, rozwiązanie, odstąpienie lub wypowiedzenie umowy. Takie zmiany należy zgłosić w terminie 10 dni od ich dokonania.

Nie. Diety są świadczeniem należnym pracownikowi na podstawie przepisów prawa i nie stanowią zakupu dostaw, usług ani robót budowlanych przez Uniwersytet.

Wartość umowy na potrzeby CRU JSFP należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku umowy w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia wartości umowy według właściwego kursu waluty na moment jej zawarcia (wg kursu średniego NBP). Nie należy wskazywać wartości wyłącznie w walucie obcej albo pozostawiać właściwej rubryki bez uzupełnienia. Dla unifikacji danych prezentowanych w CRU JSFP informacje o umowach muszą być wprowadzane w sposób jednolity, dlatego wartości powinny być ujawniane w walucie krajowej. Jeżeli wartość umowy nie jest jednoznacznie określona, należy – po przeliczeniu – wskazać planowaną łączną wysokość środków przeznaczonych na jej realizację.

Nie ma konieczności wykonywania wszystkich ww. działań. Wystarczy wypełnić kartę informacyjną umowy CRU (plik w formacie word) i wysłać ten dokument do pełnomocnika ds. CRU wraz z wymaganymi załącznikami.

Należy skontaktować się z pełnomocnikiem Dziekana ds. CRU – Marcinem Pożogą lub dyrektorem administracyjnym Adamem Grabowskim. W razie wątpliwości należy przyjąć zasadę, że dokument lub zobowiązanie powinno zostać zgłoszone.