W ostatnim czasie miało miejsce kilka poważnych zdarzeń związanych z wyciekiem wrażliwych danych osobowych w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego, Politechnice Warszawskiej, a ostatnio także – niestety – w naszej Uczelni (choć, szczęśliwie, nie na naszym Wydziale). Zdarzenia te bezpośrednio, bądź pośrednio, dotknęły liczne osoby fizyczne,  nie tylko wywodzące się ze środowisk naukowych, ale także naszych studentów.  W każdym ze wspomnianych przypadków, gdy doszło do jawnego naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ich zasadniczym źródłem był błąd człowieka, nie zaś niedoskonałość systemów służących przetwarzaniu danych. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych bezpośrednio spada więc na tę osobę, która - bardziej lub mniej świadomie - ujawniła dane wrażliwe osobom nieupoważnionym.

W przypadku szczególnie rażącego naruszenia zasad ochrony danych, osoba, która to spowodowała, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej. Stąd tak bardzo ważna jest osobista dbałość o dane (zwłaszcza osobowe), które Państwo przetwarzacie w związku z pełnieniem swoich obowiązków zawodowych. Wobec powyższego, poniżej dodany został załącznik, który podzielono na dwie części. Pierwsza z nich dotyczy tego, co każdy z Państwa może zrobić, aby zmniejszyć realnie istniejące ryzyko, że to właśnie Państwo znajdziecie się w grupie osób naruszających przepisy o ochronie danych osobowych. Druga część dotyczy sprawy, jakich rzeczy oraz działań należy się wystrzegać, aby nie naruszyć przepisów o ochronie danych osobowych. Przypominamy również o obowiązkowym szkoleniu z zakresu ochrony danych osobowych – szczegóły znaleźć można w załączniku.

Uprzejmie prosimy o bardzo poważne potraktowanie tej kwestii oraz uważne zapoznanie się z załącznikiem.

Poniżej pobrać można instrukcję zamieszczania treści zawierających dane osobowe na stronach internetowych UW oraz instrukcję anonimizacji treści.

Poniższy poradnik wskazuje jak ustawić hasło do swojego konta w systemie Windows. W komputerach przenośnych wszystkie konta powinny mieć ustawione hasła, nie tylko Państwa własne. Ważne jest to w szczególności dla kont, które posiadają uprawnienia administratora komputera - takie konto ma rozszerzone możliwości, w tym zmiany i usuwania haseł innych użytkowników, kopiowania i przenoszenia zabezpieczonych plików, usuwania innych użytkowników.

Prosimy ustalać hasło trudne do odgadnięcia - wystrzegamy się podobieństw do nazwy konta, kolejnych klawiszy na klawiaturze, czy kilkuliterowych wyrazów.

WINDOWS 10/11

Konto Microsoft

Ważna informacja: ta procedura ma jedynie sens w przypadku lokalnych kont a nie logowania za pomocą konta Microsoft (online). Jeżeli logujecie się Państwo kontem Microsoft na swój komputer:

• jeżeli używacie służbowego komputera, powinniście jak najszybciej przełączyć się z powrotem na "konto lokalne". Prosimy o kontakt z Marcinem Roguskim, by tego dokonać.
• Używanie konta Microsoft wiąże sie z automatyczną synchronizacją niektórych plików i folderów na Państwa dysku - to stwarza problem, ponieważ przypadkowo możecie umieścić na swoim koncie w chmurze OneDrive pliki z danymi osobowymi.

Innymi słowy: nie powinniście Państwo używać komputera logując się do konta Microsoft, gdy przetwarzacie dane osobowe.

Krok 1:

Klikamy w Menu Start, nastepnie najeżdżamy i klikamy w avatar naszego konta - w zależności od wersji Windows, wygląd Państwa menu i ikon może się nieznacznie różnić, jednak procedura jest ta sama.

Po kliknięciu w avatar rozwija się menu, z którego wybieramy "Zmień ustawienia konta".

Krok 2: Opcje logowania

Po kliknięciu otworzy się okno "Ustawienia" z podstawowymi informacjami o koncie.

Klikamy na "Opcje logowania" w lewej kolumnie. Ukaże się ekran wyboru sposobu logowania (w zależności od wersji systemu wygląd i opcje mogą się nieco różnić).

Z dostępnych opcji klikamy "Hasło", po chwili pole rozszerzy się i pojawi sie guzik "Dodaj", który klikamy. Pokaże się okno z trzema polami tekstowymi, które trzeba wypełnić:

Prosimy nie dawać zbyt oczywistych wskazówek do hasła (a już na pewno nie hasła) w trzecim polu.

Tę procedurę prosimy powtórzyć dla wszystkich kont (zwłaszcza tych z uprawnieniami administratora) na komputerze.

WINDOWS 7 I 8

UWAGA: Windows 7 i wcześniejsze systemy weszły w fazę "końca życia" - jeżeli używacie Państwo tego systemu, czas pomyśleć o aktualizacji!

W Windows 8 istnieje mozliwość zalogowania się kontem Microsoft - prosimy przeczytać uwagi do tego sposobu logowania w sekcji "Konto Microsoft" dla systemu Windows 10 powyżej.

Krok 1: Uruchamiamy Panel sterowania

W systemie Windows 7 Panel sterowania dostępny jest z Menu Start. W Windows 8, które takowego nie posiada, możemy mieć dostęp do Panelu klikając prawym przyciskiem myszy na logo Windows w pasku zadań i z menu wybierając Panel lub wyszukując na Ekranie startowym we "Wszystkie aplikacje".

We wszystkich systemach Panel sterowania można wywołać z Eksploratora Windows przez wpisanie w "pasku adresu" pierwszych kilku liter i wybranie z podpowiedzi Panelu.

Krok 2: Klikamy w Konta użytkowników (obydwie pozycje)

Pojawia nam się ekran z ustawieniami naszego konta (na przykładzie nazywa się ono "test"). Wygląd Państwa ekranu może się nieznacznie różnić w zależności od wersji systemu i tematu pulpitu.

Krok 3: Klikamy na "Utwórz hasło"

Pojawi się ekran, w którym wypełniamy wszystkie 3 pola i klikamy "Utwórz hasło":

Prosimy nie dawać zbyt oczywistych wskazówek do hasła (a już na pewno nie hasła) w trzecim polu.

Krok 4: Inni użytkownicy

Tę procedurę prosimy powtórzyć dla wszystkich kont (zwłaszcza tych z uprawnieniami administratora) na komputerze przez kliknięcie na "Zarządzaj innym kontem" na ekranie z kroku drugiego. Aby to było możliwe, trzeba posiadać uprawnienia administratora - opcja nie będzie dostępna dla zwykłych użytkowników.

Poniższy poradnik wskazuje jak zaszyfrować dyski metodą BitLocker. Dla zewnętrznych nośników zalecane jest, aby szyfrowany nośnik był pusty - operacja będzie szybsza i nie narażą się Państwo na utratę danych w przypadku niepowodzenia.

Aby użyć funkcji szyfrowania funkcją BitLocker w Windows 10 wymagane jest posiadanie systemu w wersji Professional. Funkcja nie będzie dostępna w wersji Home. Wszystkie systemy pozwalają otwierać zaszyfrowane dyski.

Szyfrowanie w systemie Windows 10/11 oraz starszych wersjach

Krok 1: Wyszukujemy hasło "BitLocker":

Z wyników wyszukiwania wybieramy "Zarządzaj funkcją BitLocker".

Krok 1 (Starsze systemy): Otwieramy Panel sterowania

W systemie Windows 7 Panel sterowania dostępny jest z Menu Start. W Windows 8, które takowego nie posiada, możemy mieć dostęp do Panelu klikając prawym przyciskiem myszy na logo Windows w pasku zadań i z menu wybierając Panel.

We wszystkich systemach Panel sterowania można wywołać z Eksploratora Windows przez wpisanie w "pasku adresu" pierwszych kilku liter i wybranie z podpowiedzi Panelu.

Następnie klikamy w tekst "System i zabezpieczenia", następnie "Szyfrowanie dysków funkcją BitLocker"

Po chwili otworzy się nam okno służące do włączania/wyłączania dysków:

Krok 2: Wybieramy dysk do zaszyfrowania

Komputer oferuje nam opcję szyfrowania dysku systemowego (na obrazku: OS (C:) ) oraz dysków wymiennych (na obrazku: E: ).

UWAGA: niektóre dyski wymienne nie dadzą się zaszyfrować w ten sposób i nie będą pokazywane na liście urządzeń. Prosimy unikać używania takich dysków.

Dla wybranego dysku wybieramy "Włącz funkcję BitLocker". Jeżeli szyfrujemy dysk, na którym jest zainstalowany system (dysk C:), system poprosi o hasło administratora i/lub potwierdzenie czynności.

Po chwili pokaże się nowe okno z postępem przygotowywania urządzenia.

Krok 3: Zabezpieczamy dostęp

Zostaniemy poproszeni o wybranie sposobu odblokowania dysku: zalecamy zabezpieczyć dysk hasłem. Wszystkim z państwa, którzy posiadają certyfikaty, Marcin Roguski może na żądanie zabezpieczyć dysk drugą metodą (kartą inteligentną).

Po zaznaczeniu "Użyj hasła..." wprowadzamy w pola tekstowe hasło do odblokowania dysku. Prosimy dobrze je zapamietać - późniejsza zmiana jest czasochłonna.

Po tym klikamy "Dalej".

Krok 4: Tworzymy kopię zapasową awaryjnego klucza do odszyfrowania dysku

Aplikacja daje nam wybór gdzie zapisze klucz:

• w pliku na naszym końcie Microsoft (nie zalecane). Wymaga to posiadania aktywnego konta w usługach Microsoft online (Live/Outlook/Office 365), plik zostanie przesłany na nasz dysk w chmurze (OneDrive)
• w pliku na dysku USB (niewidoczne na powyższym ekranie). Proszę stosować ostrożnie, ponieważ plik może zostać przypadkowo usunięty a pen drive zagubiony.
• w pliku na lokalnym komputerze (najwygodniejsze). Plik zostanie zapisany jako "Klucz odzyskiwania funkcji BitLocker xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx.TXT (gdzie xxx to unikalna kombinacja cyfr i liter). Proszę zapisać ten plik tak, aby pamiętać gdzie go później znaleźć, jednak nie w widocznym miejscu jak na pulpicie. Komputer nie pozwoli zapisać klucza na już zaszyfrowanym dysku.
• drukowanie (najmniej wygodne i niebezpieczne): klucz trzeba będzie przepisywać ręcznie a kartka może zaginąć bądź zostać zniszczona.

Klikamy "Dalej".

Krok 5: Szyfrujemy

Aplikacja daje nam wybór jak chcemy szyfrować dysk: dla większego bezpieczeństwa sugerujemy wybieranie opcji wolniejszej dla dysków systemowych w komputerach przenośnych i pozostawienie komputera do czasu zakończenia operacji - nejlepiej w nocy, gdy nie pracujemy.

Dla nowych dysków zewnętrznych i systemowych w komputerze można stosować domyślną opcję.

Klikamy "Dalej".

Jeżeli szyfrujecie Państwo dysk w systemie Windows 10, pojawi się Państwu dodatkowa opcja "Tryb szyfrowania": jeżeli nie przenosicie Państwo danych na starsze komputery (z systemem Windows 7 lub 8) lub szyfrujecie dyski w komputerze, można wybrać "Nowy tryb szyfrowania". Jeżeli nie jesteście Państwo pewni - zostawiamy "Tryb zgodności".

Klikamy "Dalej" i jedyne co nam pozostaje, to potwierdzić rozpoczęcie szyfrowania. Po chwili komputer rozpocznie szyfrowanie Państwa dysku.

Uwagi co do metody alternatywnej szyfrowania dysku systemowego w Windows 8 i 10

W systemach Windows 8 i Windows 10 w ustawieniach znajdziecie Państwo opcję "Szyfrowanie dysku". Prosimy jej jednak nie używać, ponieważ wymusza ona zapisanie klucza awaryjnego w chmurze na koncie Microsoft (nie dając wyboru w porównaniu do kroku 4. powyżej opisanej procedury).

Uruchamianie komputera z dyskiem zaszyfrowanym BitLockerem:

Przed załadowaniem systemu, komputer zapyta nas o hasło do dysku (obrazek poglądowy - u Państwa może z wyglądu nieco się różnić):