Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w załącznikach na dole strony.

Wyjazdy krajowe i zagraniczne

Wyjeżdżający, składa wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych) podpisany przez dysponenta środków, w przypadku wyjazdu zagranicznego (uniwersytecki) wniosek wyjazdowy oraz zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami).

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

• zarezerwować bilet i zamówić go za pomocą formularza „zlecenie na zakup biletu,
• wypełnić wniosek wyjazdowy na diety,
• ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej),
• zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz,
• złożyć w Dziekanacie Głównym Podanie o urlop naukowy (pracownik)

Zakup biletów na podróże służbowe

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/108/2025/DZP, dn. 19 lutego 2026 r. Uniwersytet Warszawski zawarł umowę nr POUZ 362-108/2025/DZP z Konsorcjum Bankowe Biuro Podróży Travelbank Sp. z o. o., eTravel Spółka Akcyjna, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 3 lata – od 19 lutego 2026 r. do 19 lutego 2029 r. lub do wyczerpania wartości zamówienia brutto wskazanej w umowie, tj. 47 749 430,64 PLN. Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.

Zgodnie z § 6 ust. 3 ww. umowy opłaty transakcyjne za wystawienie i dostarczenie jednego biletu wynoszą odpowiednio:

• bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem lub wieloetapowy/Multi-city – 17,00 PLN brutto
• bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
• bilet lotniczy krajowy (Polska) tam i z powrotem – 18,00 PLN brutto
• bilet lotniczy krajowy (Polska) w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
• bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem – 80,00 PLN brutto
• bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 40,00 PLN brutto
• bilet kolejowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
• bilet autokarowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
• bilet promowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

UWAGA! Umowa POUZ 362-108/2025/DZP nie obejmuje zakupu krajowych biletów autokarowych ani kolejowych!
W przypadku zakupu usług nieobjętych ww. umową obowiązuje cennik komercyjny wykonawcy. O wysokość opłat należy zapytać wykonawcę przed zakupem.
Reklamacje dot. zakupu usług nieobjętych ww. umową nie będą rozpatrywane w oparciu o umowę.

Godziny pracy i dane kontaktowe

1. Konsorcjum BPB Travelbank eTravel pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

2. Zapytania należy kierować bezpośrednio na adresy wskazane poniżej - wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. dni i godzin pracy:

• Bilety lotnicze:
  • adres e-mail: uw@travelbank.com.pl
  • kontakt telefoniczny: +48 22 48 33 230, +48 22 48 33 227, +48 22 48 33 233, +48 22 48 33 228;
• Bilety kolejowe i autokarowe:
  • adres e-mail: uw@travelbank.com.pl
  • kontakt telefoniczny: +48 22 492 77 80
• Bilety promowe:
  • adres e-mail: promy@etravel.pl
  • kontakt telefoniczny: +48 22 482 01 48
• Wizy:
  • adres e-mail: wizy@travelbank.com.pl
  • kontakt telefoniczny: +48 22 492 77 88
• W sobotę - po wysłaniu e-maila na adres uw@travelbank.com.pl należy skontaktować się z wykonawcą telefonicznie: +48 660 527 899
• Kontakt alarmowy w sytuacjach nagłych, niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany trasy lub planu podróży: +48 660 527 899
• Standardowe zapytania nie będą realizowane poza normalnymi godzinami pracy, wskazanymi w punkcie 1.

Procedura zakupu

1. Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego zlecenia zakupu. W związku z wejściem w życie KseF, w zleceniach należy podawać identyfikator jednostki zależnej (IDWew) i adres e-mail jednostki, która dokonuje danego zakupu (zgodnie z Komunikatem Kwestora nr 5/2025). Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej i kwestora/z-cę kwestora/pełnomocnika kwestora/osobę upoważnioną nie będą realizowane.

Zlecenie zakupu <formularz>

2. Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko na podstawie ww. zlecenia, zawierającego IDWew i adres e-mail jednostki. W przypadku braku IDWew/adresu e-mail należy skontaktować się z sekcją finansową/działem finansowym/pełnomocnikiem kwestora jednostki zatwierdzającej zakup.

3. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy z Konsorcjum Travelbank eTravel należy kierować do koordynatora umowy: Ireneusz Grejcz, zastępca kierownika BWZ,
e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008;

Więcej informacji dotyczących podróży służbowych wewnątrz Uniwersytetu Warszawskiego znajduje się na stronie Biura Współpracy z Zagranicą:

• Ogólne informacje o podróżach służbowych i komunikaty
• Zasady odbywania zagranicznych podróży służbowych i ogólne informacje
• Zasady odbywania krajowych podróży służbowych i ogólne informacje
• Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i inne umowy międzynarodowe