procedura zgłaszania podróży służbowych i ogólne informacje
Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w załącznikach na dole strony.
Wyjazdy krajowe i zagraniczne
Wyjeżdżający, składa wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych) podpisany przez dysponenta środków, w przypadku wyjazdu zagranicznego (uniwersytecki) wniosek wyjazdowy oraz zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami).
Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
- zarezerwować bilet i zamówić go za pomocą formularza „zlecenie na zakup biletu,
- wypełnić wniosek wyjazdowy na diety,
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej),
- zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz,
- złożyć w Dziekanacie Głównym Podanie o urlop naukowy (pracownik)
Kupno biletów lotniczych
Ze względu na zakończenie współpracy z firmą WhyNotTravel obecnie wprowadzone zostały dwie procedury hybrydowe, które opisane zostały poniżej, a które funkcjonować będą do czasu wypracowania nowych procedur. Zlecenia zakupu biletów przez sekcję BWZ będą realizowane od 18 września 2023 r., zakup indywidualny możliwy jest "od zaraz". Wszelkie pytania kierować należy na adres bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl.
1. Zlecenia zakupu biletów przez sekcję BWZ.
1) Osoba wyjeżdżająca dokonuje zamówienia wysyłając zlecenie zakupu biletu ( dot. także tzw. tanich linii lotniczych) oraz skan zatwierdzonego wniosku wyjazdowego na adres mailowy bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl. Oryginał wniosku przekazuje drogą służbową do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
2) Po otrzymaniu propozycji połączenia osoba wyjeżdżająca potwierdza mailowo zlecenie zakupu biletu; bilety zostaną zakupione od razu (nie ma możliwości założenia rezerwacji).
3) Przed wysłaniem potwierdzenia należy koniecznie sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż).
4) Sekcja może realizować także zakup biletów dla gości przyjeżdżających do Uniwersytetu Warszawskiego.
5) Zakup biletów dla grupy osób do konkretnej lokalizacji w związku z tym samym wydarzeniem, którego cena przekracza równowartość 130.000 PLN netto, wymaga ogłoszenia przetargu.
6) W przypadku zakupu biletów ze środków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
7) Faktura za zakupiony bilet (z zaznaczeniem, że została opłacona) zostanie przekazana przez BWZ do jednostki organizacyjnej kierującej wyjeżdzającego celem wprowadzenia jej do systemu finansowo - księgowego. Jeżeli na fakturze za bilet nie znajdują się dane dotyczące osoby wyjeżdzającej, terminu i miejsca wyjazdu, opisu merytorycznego tej faktury dokonuje BWZ).
8) Osoba wyjeżdżająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.
2. Indywidualny zakupu biletów na wyjazd służbowy.
1) Zakupu biletów dokonuje się po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku wyjazdowego; oryginał wniosku przekazuje się do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
2) Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdżająca u dowolnego przewoźnika.
3) Zakupu biletów nie można dokonywać w biurach podróży.
4) Zakupu biletów lotniczych dokonuje się wyłącznie na połączenia w klasach ekonomicznych niezależnie od wybranego środka transportu; jeżeli cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup biletu w klasach wyższych.
5) Płatność za zakup biletów dokonywana jest wyłącznie środkami uniwersyteckimi: przelewem lub z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych UW lub środkami przekazanymi osobie wyjeżdżającej w formie zaliczki; nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej.
6) Do rozliczenia ww. wniosku wyjazdowego dołącza się fakturę za zakupiony bilet/ bilety lub bilet/ bilety.
7) Faktura powinna być wystawiona na osobę wyjeżdzającą [dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby wyjeżdżającej], nie na Uniwersytet Warszawski.
8) Zakup biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 50.000 PLN netto, jednak nie więcej niż 130.000 PLN netto, wymaga pozyskania minimum 3 ofert na połączenia na wybrany termin i trasę.
9) Nie ma możliwości indywidualnego zakupu biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 130 OOO PLN netto.
9) W przypadku zakupu biletów ze środków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
10) Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/ lub czasowo połączenia.
11) Osoba wyjeżdżająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zmian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem;
12) Osoba wyjeżdżająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.
Dodatkowe informacje oraz komunikaty BWZ UW
Więcej informacji dotyczących podróży służbowych wewnątrz Uniwersytetu Warszawskiego znajduje się na stronie Biura Współpracy z Zagranicą:
