procedura zgłaszania podróży służbowych i ogólne informacje
Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w załącznikach na dole strony.
Wyjazdy krajowe i zagraniczne
Wyjeżdżający, składa wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych) podpisany przez dysponenta środków, w przypadku wyjazdu zagranicznego (uniwersytecki) wniosek wyjazdowy oraz zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami).
Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
- zarezerwować bilet i zamówić go za pomocą formularza „zlecenie na zakup biletu,
- wypełnić wniosek wyjazdowy na diety,
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej),
- zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz,
- złożyć w Dziekanacie Głównym Podanie o urlop naukowy (pracownik)
Kupno biletów lotniczych
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie. Od 18 grudnia 2023 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL. Z dniem 18 grudnia 2023 r. przestają obowiązywać zasady określone w piśmie Prorektora ds. współpracy i spraw pracowniczych nr PRSG/156/2023 z dnia 12 września 2023 r. Zakup biletu za pośrednictwem BWZ ani w trybie indywidualnym nie jest możliwy.
Zgodnie z § 6 ust. 3 umowy z Why not TRAVEL opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:
- 37,00 PLN brutto - prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu,
- 77,00 PLN brutto za usługę wizową – w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę (nie obowiązuje w przypadku zakupu biletu wraz z wizą).
UWAGA! Umowa POUZ 362-123/2023/DZP nie obejmuje zakupu krajowych biletów autobusowych i kolejowych!
Za zakup wszelkich usług nieobjętych ww. umową wykonawca naliczy opłaty zgodnie ze swoim cennikiem usług. O wysokość opłaty należy zapytać agenta przed zakupem. Zakupy usług nieobjętych umową nr POUZ 362-123/2023/DZP realizowane są w trybie art. 2 ust. 1 pkt 1. ustawy PZP.
Ewentualne reklamacje nie będą rozpatrywane w oparciu o umowę między UW a Why Not Travel.
1. Biuro WNT jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Zapytania należy kierować bezpośrednio do Why not TRAVEL - wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. godzin pracy:
- Dział Sprzedaży Biletów Lotniczych:
- adres email: uw@whynottravel.pl;
- kontakt telefoniczny: (+48) 22 465 91 78, 22 465 91 85, 22 465 91 86, 22 100 56 67, 22 355 28 22; - Dział Logistyki Pasażerskiej - bilety autokarowe, kolejowe, promowe, pośrednictwo wizowe:
- adres email: uw@whynottravel.pl;
- kontakt telefoniczny: (+48) 17 230 68 50, 22 465 91 89; - W sobotę - po wysłaniu e-maila na ww. adres należy skontaktować się z WNT telefonicznie - +48 570 055 600
- Kontakt alarmowy - w nagłych sytuacjach - niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany planu podróży. Standardowe zapytania składane poza godzinami pracy biura będą podlegały opłacie zgodnie z tabelą opłat.
3. Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego właściwego zlecenia zakupu. Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki i pełnomocnika kwestora lub osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe nie będą realizowane.
Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
- zlecenie zakupu biletu
- zlecenie zakupu biletu - tania linia lotnicza
- wniosku wyjazdowego nie wysyłamy do Why not TRAVEL
4. Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem z konta bankowego UW.
5. Zakupu biletów poza Why not TRAVEL można dokonać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie w stosunku do oferty przedstawionej przez wykonawcę, po uzyskaniu zgody BWZ - szczegółowe zasady występowania o zgodę.
6. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą Why not TRAVEL prosimy kierować do koordynatora umowy w BWZ: Ireneusz Grejcz, e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008;
Dodatkowe informacje oraz komunikaty BWZ UW
Więcej informacji dotyczących podróży służbowych wewnątrz Uniwersytetu Warszawskiego znajduje się na stronie Biura Współpracy z Zagranicą:
